El Archivo General del Estado de Zacatecas (ARGEZ) es un órgano desconcentrado de la Secretaría General de Gobierno, encargado del cumplimiento de las atribuciones del Consejo Estatal de Archivos.
Su principal función es promover la organización y administración homogénea de los archivos de los Sujetos Obligados, señalados en la Ley de Archivos para el Estado de Zacatecas.
De igual manera, el Archivo General del Estado dirige las políticas y criterios archivísticos para el manejo correcto de la documentación que genera el Poder Ejecutivo y, de esta manera, salvaguardar el patrimonio documental de Zacatecas. Es de señalar que algunas otras de sus atribuciones son las siguientes:
- Fungir como Secretario Técnico del Consejo Estatal y proponer, tomando en cuenta las recomendaciones del Consejo Técnico Especializado, las directrices estatales en materia de desarrollo archivístico.
- Resguardar el patrimonio documental que custodia, así como las transferencias de documentos con valor histórico generados por el Poder Ejecutivo Estatal. Cuando, de forma voluntaria y previa valoración, otros Sujetos Obligados o particulares deseen donar sus acervos al Archivo General del Estado, éste tendrá la obligación de resguardarlos.
- Elaborar, actualizar y publicar en formatos abiertos los inventarios documentales de cada fondo en su acervo.
- Fungir como órgano de consulta de los Sujetos Obligados del Poder Ejecutivo en materia archivística.
- Tener el registro y validar los instrumentos de control archivístico de los Sujetos Obligados del Poder Ejecutivo Estatal.
- Reunir, organizar, preservar y difundir el acervo documental gráfico, bibliográfico y hemerográfico que resguarda, con base en los lineamientos que establezca el Archivo General de la Nación, así como los organismos internacionales en la materia y demás disposiciones jurídicas y administrativas aplicables.
- Analizar la pertinencia de recibir transferencias de documentos de archivo con valor histórico de Sujetos Obligados distintos al Poder Ejecutivo Estatal;
- Dictaminar las disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y protección de los documentos históricos.
- Promover investigaciones históricas y archivistas encaminadas a la organización, conservación y difusión del patrimonio documental del Estado y Municipios de Zacatecas.
- Fomentar el desarrollo profesional de archivistas a través de convenios de colaboración o concertación con autoridades e instituciones especializadas en el tema.
- Dictar disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y custodia de los documentos del Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de Zacatecas.
- Desarrollar sistemas para el correcto manejo de la documentación a fin de garantizar la conservación e integridad de la misma.
- Determinar los procedimientos para proporcionar servicios archivísticos al público usuario.
- Expedir copias certificadas, transcripciones paleográficas y dictámenes de autenticidad de los documentos existentes en sus acervos.
- Proponer la adopción de los criterios y medidas que establezcan las autoridades nacionales e internacionales en la materia.
- Elaborar y actualizar el registro de archivos del estado de Zacatecas.
- Autorizar las bajas documentales que sean solicitadas por los Sujetos Obligados que integran la administración pública estatal.
- Establecer técnicas de reproducción que no afecten la integridad física de los documentos.
- Desarrollar investigaciones encaminadas a la organización, conservación y difusión del patrimonio documental que resguarda.
- Establecer mecanismos de cooperación y asesoría con otras instituciones gubernamentales y privadas.
- Publicar y distribuir obras y colecciones para apoyar el conocimiento de su acervo, así como para promover la cultura archivística, de consulta y aprovechamiento del patrimonio documental del Estado.
- Promover la incorporación de materia archivística en programas educativos de diversos niveles académicos.